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Ein Warenwirtschaftsprogramm oder eine Warenwirtschaftssoftware ist ein Programm, mit dem es möglich ist, zahlreiche Geschäftsprozesse eines Unternehmens abzubilden und zu überwachen. Warenwirtschaftsprogramme werden eingesetzt, um Inventar, Lager oder Materialien zu verwalten bis hin zum Versand an die Kunden mit gleichzeitiger Auftragsverwaltung, Fakturierung und Finanzbuchhaltung. Ein Warenwirtschaftsprogramm kann zu einer integrierten Buchhaltung oder Lohnbuchhaltung auch über eine umfassende Kundenverwaltung (CRM) verfügen.

Im Idealfall haben Sie alle relevanten Geschäftsprozesse in einem Warenwirtschaftsprogramm integriert, so dass es nicht notwendig ist, Daten jedes mal mehrfach einzugeben und auszuwerten. In diesem Fall können Sie mit der Warenwirtschaftssoftware jeden Prozess Ihres Unternehmens angefangen bei der Material- oder Lagerwirtschaft bis hin zur Planung und Überwachung von Umsätzen, Gewinnen sowie Forderungen und Verbindlichkeiten abbilden.

Warenwirtschaftsprogramme sind zumeist in Module untergliedert. Auf diese Weise ist es möglich die Auswahl der einzelnen Module an Ihre Unternehmensbedürfnisse anzupassen. Für Module, die nicht benötigt werden, sollten Ihnen dann keine Kosten entstehen. Beispielsweise werden Sie im Falle eines Dienstleistungsunternehmens weniger an einer Materialverwaltung oder Lagerveraltung interessiert sein. Auch Transport- oder Versandmodule sind in diesem Fall eher von untergeordneter Bedeutung. Bei einem großen Kundenstamm käme aber eine Customer Relations Management (CRM) Lösung in Betracht.

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Bei der Auswahl von Warenwirtschaftsprogrammen sollten Sie gleich am Anfang sehr sorgfältig vorgehen, denn das Installieren eines Warenwirtschaftsprogramms und die Übertragung und Migration Ihrer Daten kann je nach Firmengröße eine sehr komplexe Herausforderung werden. Auch die Zeit für die Umschulung der Mitarbeiter muss dabei mit ins Kalkül einbezogen werden. Sie sollten sich daher gleich für das richtige Warenwirtschaftsprogramm entscheiden und nicht an der falschen Stelle sparen.

Weiterhin sollten Sie darauf achten, dass Sie mit dem Warenwirtschaftsprogramm auch den entsprechenden Support bei der Anpassung oder Umstellung erhalten. Ein guter Weg zur Kaufentscheidung besteht darin, zunächst ein Anforderungsprofil für das Warenwirtschaftsprogramm zu erstellen. Im Idealfall können Sie das Warenwirtschaftsprogramm dann vorher über eine gewisse Zeit kostenlos downloaden und auf die gestellten Anforderungen testen. Ich hoffe mit diesem Beitrag einige Anregungen über Warenwirtschaftsprogramme gegeben zu haben.

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